Avis de confidentialité mondial à l'intention des employés

Le présent avis de confidentialité mondial à l'intention des employés (« avis de confidentialité à l'intention des employés » ou « avis ») s'applique à l'ensemble de l'entreprise Ecolab dans le monde entier, ainsi qu'à tous ses employés et sous-traitants indépendants.​​​​​​​ Le présent avis décrit les renseignements personnels qu'Ecolab peut recueillir dans le cadre de votre relation de travail avec Ecolab, la manière dont Ecolab utilise et protège ces renseignements, et les tiers avec lesquels Ecolab peut les partager.

Le présent avis de confidentialité à l'intention des employés a pour but d'établir des normes uniformes pour chaque entité d'Ecolab en ce qui concerne la protection des renseignements personnels des employés.​​​​​​​ Ecolab reconnaît que certaines lois peuvent imposer des exigences supplémentaires par rapport à celles décrites dans le présent avis de confidentialité à l'intention des employés. De ce fait, le présent avis est complémentaire à la politique de confidentialité destinée au grand public. En outre, tout avis local ou toute divulgation relative à la confidentialité propre à votre pays de résidence remplacera le présent avis de confidentialité à l'intention des employés, dans la mesure où il y a un conflit.

Les renseignements personnels (aussi appelés​​​​​​​ renseignements permettant d'identifier une personne ou données personnelles) sont des renseignements qui peuvent être utilisés pour vous identifier ou pour identifier toute autre personne à laquelle ces renseignements peuvent se rapporter. Certains renseignements sont nécessaires pour établir la relation de travail, tandis que d'autres sont recueillis durant la période d'emploi. Ecolab recueille des renseignements conformément à la législation en vigueur dans votre pays de résidence.​​​​​​​ Certains renseignements, tels que le sexe, la race et la religion, ne peuvent être recueillis que dans les cas où la loi le permet dans votre juridiction.

Les renseignements personnels que nous recueillons dans le cadre de votre emploi peuvent comprendre les éléments suivants :​​​​​​​

• Nom et coordonnées, y compris les coordonnées en cas d'urgence (par exemple, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel, numéro de télécopieur​​​​​​​);
• Renseignements sur les employés (par exemple, date de naissance, état matrimonial, lieu de naissance, nationalité, résidence, citoyenneté, statut du permis de travail, statut militaire, nationalité, langue préférée);
• Informations relatives au paiement (par exemple, renseignements sur le compte bancaire personnel, formulaires et renseignements fiscaux, numéro de la carte d'entreprise Ecolab);
• Informations d'identification (par exemple, numéro de sécurité sociale ou autre numéro d'identification national, numéro de passeport, numéro de permis de conduire, numéro de plaque d'immatriculation);
• Informations relatives au compte (par exemple, identifiants de connexion au portail d'emploi d'Ecolab ou à d'autres portails destinés aux employés);
• Informations relatives à l'emploi (par exemple, dates d'embauche, rémunération et avantages, affiliation syndicale, retraite, assurance, bénéficiaires, restrictions et accommodements au travail, résolution des griefs, performances);
• Informations sur le poste (par exemple, numéro d'identification Ecolab, titre du poste, service/unité commerciale, superviseur, site, accès informatique et aux installations);
• Éducation et formation (par exemple, niveau d'éducation, domaine et établissement, évaluation des compétences, licences et certifications professionnelles, cours de formation);
• Antécédents professionnels (par exemple, anciens employeurs ou postes précédents; lettres de recommandation);
• Informations relatives à l'assiduité (par exemple, congés payés, demandes de congés payés et toutes autres demandes de congés);​​​​​​​
• Informations relatives aux communications (par exemple, messages vocaux, courriels, correspondance, documents et autres produits de travail et communications créés, enregistrés ou transmis à l'aide de nos réseaux, applications, appareils, ordinateurs ou équipements de communication; informations relatives aux sondages);
• Informations recueillies dans le cadre des processus d'embauche et de licenciement (par exemple, informations relatives à l'entretien, CV, lettres de motivation, références, lettres de recommandation, vérification des antécédents et de la solvabilité, relevés de notes, interactions préalables à l'embauche, lettres d'offre et d'acceptation, dates d'embauche, dates de début et de fin d'emploi, date et motifs de la démission);
• Évaluation de l'exposition et information sur la surveillance en matière d'hygiène industrielle;
• Autres renseignements fournis dans les formulaires requis pour les prestations, la paie ou les ressources humaines, conformément aux lois applicables;
• Informations relatives à l'image et à la ressemblance, lorsque la loi l'autorise ou après notification ultérieure lorsque la loi l'exige (par exemple, photo d'identité, séquences de vidéosurveillance, autres images ou photographies, heures et lieux d'utilisation des cartes-clés);
• Informations technologiques et informations énoncées dans l'avis sur les témoins d'Ecolab, lors de l'accès à certains sites d'Ecolab, lorsque la législation locale le permet, y compris lorsqu'un employé peut être en mesure de refuser une telle collecte d'informations (par exemple, informations de navigation, de connexion ou d'utilisation à partir d'appareils de l'entreprise ou sur les réseaux de l'entreprise, adresses IP des appareils de travail, identifiant de l'utilisateur, mot de passe et tout autre identifiant utilisé pour accéder aux systèmes, applications, appareils, ordinateurs ou équipements de communication d'Ecolab);
• Identifiants personnels uniques associés à certaines technologies de suivi des sites Web telles que décrites dans l'avis sur les témoins d'Ecolab, et que vous pouvez refuser conformément à cet avis sur les témoins (par exemple, identifiant d'appareil; témoins, balises, pixels invisibles, identifiants publicitaires mobiles ou autres technologies similaires; ou autres formes d'identifiants persistants). Veuillez noter que, bien que cet avis de confidentialité à l'intention des employés s'applique à toutes les activités des employés, l'applicabilité des témoins et de l'avis sur les témoins afférent peut varier si vous visitez certains sites Web externes à www.ecolab.com.
• Autres renseignements pouvant être échangés dans le cadre de votre relation de travail avec Ecolab.

Certains renseignements personnels, tels que les informations biométriques, les données de localisation précises, le sexe, la race, la religion et les informations de santé, ainsi que les communications dont nous ne sommes pas le destinataire, sont considérés comme des renseignements personnels sensibles en vertu de certaines réglementations sur la confidentialité des données.​​​​​​​ Nous ne recueillons pas de renseignements personnels sensibles dans toutes les juridictions dans lesquelles nous exerçons nos activités. Lorsque la loi l'exige, votre consentement explicite à la collecte, au traitement ou au transfert de ces renseignements personnels sensibles sera obtenu. Des mesures de sécurité et de protection appropriées seront prises en fonction de la nature et des risques associés aux données et aux activités de traitement.​​​​​​​

Lorsque vous fournissez des renseignements personnels à Ecolab selon les modalités décrites dans le présent avis de confidentialité à l'intention des employés, ces renseignements personnels sont généralement recueillis directement auprès de vous, et vous saurez précisément quels sont les renseignements personnels que nous recueillons.

Dans certaines circonstances limitées, des fournisseurs de services tiers peuvent également recueillir des renseignements au nom d'Ecolab (par exemple, à des fins de vérification des antécédents, de sélection, etc.). Cette collecte se fera toujours dans le cadre de votre emploi et nous vous informerons du fait qu'un tiers recueille vos renseignements au moment de la collecte. Enfin, certains renseignements peuvent être recueillis auprès de clients, d'associés ou d'autres personnes aavec lesquelles vous pouvez entrer en contact dans le cadre de votre emploi chez Ecolab (par exemple, des sondages auprès de la clientèle à des fins d'évaluation des performances et à d'autres fins similaires).

Sous réserve des dispositions du présent avis de confidentialité à l'intention des employés, Ecolab utilise les renseignements personnels des catégories décrites ci-dessus de plusieurs manières.​​​​​​​​​​​​​​ Sauf indication contraire, les renseignements susmentionnés peuvent être utilisées à l'une des fins énumérées ci-dessous.​​​​​​​ Cette liste n'est pas exhaustive et vous pouvez recevoir une notification ultérieure concernant des fins supplémentaires pour d'autres types de traitement particuliers.​​​​​​​ Ecolab peut utiliser vos renseignements personnels pour :​​​​​​​

• Déterminer votre admissibilité à l'emploi, y compris la vérification de vos références et de vos qualifications;
• Assurer la gestion de votre rémunération et de vos avantages sociaux, et évaluer vos qualifications pour un emploi ou une tâche particulière;
• Permettre la communication entre les employés et leur mise en réseau;
• Respecter les lois applicables en matière de travail ou d'emploi;
• Communiquer avec vous au sujet d'autres possibilités de recrutement;
• Fournir de l'information générale sur Ecolab;
• Répondre à vos questions et à vos demandes;
• Traiter les demandes liées au travail (par exemple, les demandes d'indemnisation des travailleurs et les réclamations d'assurance);
• Fournir une formation ou répondre à d'autres besoins de développement;
• Procéder à l'évaluation des performances et prendre des mesures disciplinaires;
• Établir un contact en cas d'urgence;​​​​​​​
• Respecter les obligations légales, y compris les exigences en matière de santé et de sécurité, les demandes d'informations émanant d'agences gouvernementales et les enquêtes de sécurité, ou faire valoir ou défendre une réclamation légale;
• Établir les répertoires des employés;
• Assurer la sécurité de l'information détenue par l'entreprise;
• Gérer les ressources en personnel, la planification financière, la conformité de l'entreprise, les audits internes et d'autres tâches administratives;
• Administrer nos applications, nos logiciels et nos systèmes électroniques;
• Améliorer la satisfaction et les performances des employés;
• Prévenir les activités potentiellement frauduleuses, interdites ou illégales;
• Gérer de manière générale tous les aspects de la relation de travail, y compris, mais sans s'y limiter, l'établissement, le maintien et la cessation de la relation de travail, les opérations générales et les objectifs liés à l'administration, aux finances et aux ressources humaines;
• Toute autre fin nécessaire et raisonnablement exigée par Ecolab, pour laquelle vous recevrez un avis ultérieur s'il s'agit d'un écart important par rapport aux fins susmentionnées.

Dans les pays concernés, les renseignements que vous fournissez dans la section relative à l'égalité des chances d'une demande d'emploi seront utilisés dans le seul but de contrôler l'égalité des chances au sein du groupe Ecolab mondial. Ecolab n'utilise pas ces renseignements à des fins de marketing.​​​​​​​

Ecolab peut recueillir de l'information similaire ou connexe ou utiliser des renseignements personnels à des fins similaires ou connexes conformément aux lois et réglementations d'une juridiction particulière.​​​​​​​ Le cas échéant, un avis ultérieur sera donné avant toute nouvelle collecte.​​​​​​​ En fonction de votre territoire de résidence, vous pouvez bénéficier de droits relatifs aux données, tels que le droit à la suppression, à la rectification ou à la limitation de l'utilisation des données. Ces droits accordés aux personnes concernées, ainsi que les juridictions où ils sont applicables, sont décrits ci-dessous ou dans les avis particuliers à certains pays.

Certains renseignements recueillis sont nécessaires à l'établissement et au maintien de la relation de travail. Si vous choisissez de ne pas fournir les renseignements requis, nous pourrions ne pas être en mesure de poursuivre ou maintenir un contrat de travail ou d'offrir tous les avantages liés à l'emploi qui vous seraient autrement offerts. Vous pouvez à tout moment demander si certains renseignements sont obligatoires ou facultatifs, et vous informer sur la manière dont la suppression de certains renseignements peut vous affecter.​​​​​​​

Nous pouvons fournir des renseignements personnels de l'une ou l'autre des catégories décrites ci-dessous à des employés d'Ecolab, à des consultants, à des sociétés affiliées ou à d'autres entreprises ou personnes qui traiteront ces renseignements en notre nom afin d'établir, de gérer ou de mettre fin à une relation d'emploi avec vous. Dans de telles circonstances, nous exigeons que ces parties acceptent de protéger la confidentialité de ces renseignements conformément aux modalités du présent avis de confidentialité à l'intention des employés, aux modalités de l'avis de confidentialité d'Ecolab destiné au public, à toute norme interne de conformité en matière de confidentialité, ainsi qu'aux lois et réglementations en vigueur dans votre pays de résidence.

Les parties qui reçoivent vos renseignements peuvent comprendre :

• Nos sociétés affiliées et apparentées;
• Nos partenaires commerciaux, nos sous-traitants et nos partenaires de distribution, qui ne sont pas considérés comme des sociétés affiliées;
• Des vendeurs ou prestataires de services tiers fournissant des services essentiels et nécessaires à la gestion de votre emploi ou de votre candidature et à la fourniture de certains services liés à l'emploi (y compris aux fins décrites dans la section précédente);
• Des tiers susceptibles de fournir des conseils professionnels (par exemple, des avocats, des banquiers, des comptables);
• Les agences gouvernementales ou d'autres parties en réponse à une procédure judiciaire ou à d'autres demandes, lorsque la loi le permet;
• D'autres personnes ou tiers avec lesquels vous avez demandé que nous partagions des renseignements.

Sauf dans les cas décrits ci-dessus, nous ne partagerons pas vos renseignements personnels avec d'autres sociétés tierces à des fins commerciales ou de marketing sans votre consentement ou sauf dans le cadre d'une fonctionnalité ou d'un programme particulier pour lequel vous avez la possibilité d'accepter ou de refuser de participer.

En outre, nous pouvons divulguer des renseignements personnels : (i) dans la mesure où nous pensons en toute bonne foi qu'une telle action est nécessaire pour se conformer à toute loi applicable; (ii) pour faire respecter nos droits nous protéger contre toute responsabilité, faire valoir ou contester des réclamations liées à votre emploi chez Ecolab, nous défendre contre toute réclamation, protéger les droits, la propriété et la sécurité personnelle de tout utilisateur, ou protéger le bien-être public; (iii) lorsque la divulgation est nécessaire pour protéger la sécurité d'autres personnes, conformément aux lois applicables; (iv) pour répondre à une ordonnance d'un tribunal, à une citation à comparaître, à un mandat de perquisition ou à toute autre procédure judiciaire, dans la mesure permise et limitée par la loi; (v) dans l'événement d'une transition commerciale telle qu'une fusion, une cession, une acquisition, une liquidation ou une vente de la totalité ou d'une partie de nos actifs; ou (vi) pour une finalité supplémentaire directement liée à la finalité initiale pour laquelle les renseignements personnels ont été recueillis.

Ecolab ne conservera vos renseignements personnels que pour la durée nécessaire aux fins énoncées dans le présent avis de confidentialité à l'intention des employés, ce qui correspond généralement à la durée de votre emploi, plus au moins une année supplémentaire après la fin de la relation d'emploi.

Dans certaines juridictions, la durée de conservation de vos renseignements personnels peut varier en fonction de la législation locale. Vous pouvez vous renseigner auprès de votre gestionnaire ou contacter Ecolab comme indiqué dans le présent document pour connaître la période de conservation propre à votre juridiction.​​​​​​​ Nous pouvons en outre conserver et utiliser des renseignements personnels dans la mesure nécessaire pour nous conformer à nos obligations légales (par exemple, si nous sommes tenus de conserver vos données pour nous conformer aux lois applicables), résoudre des litiges et appliquer nos accords juridiques et nos politiques.​​​​​​​

Si vous êtes situé en dehors des États-Unis, en particulier au Canada, au Brésil, dans l'Union européenne (« UE »), dans l'Espace économique européen (« EEE »), en Nouvelle-Zélande, en Afrique du Sud, en Suisse, au Royaume-Uni ou dans d'autres pays dotés de lois similaires en matière de confidentialité des données, veuillez noter que nous sommes situés, ainsi que nos serveurs, aux États-Unis. Toute information que vous nous fournissez peut être transférée et traitée aux États-Unis ou dans d'autres pays du monde où nous exerçons nos activités.​​​​​​​ Bien que cela puisse impliquer l'envoi de renseignements à des destinataires situés dans des pays où le niveau de protection légale de vos renseignements personnels peut être inférieur à celui de votre pays, nous nous efforcerons de protéger vos renseignements conformément aux exigences applicables à la loi dans votre juridiction particulière et nous prendrons des mesures pour ne les partager qu'avec des tiers qui offrent une protection similaire.​​​​​​​ En interagissant avec Ecolab et en fournissant des renseignements personnels et d'autres données qu'Ecolab peut légitimement recueillir, traiter, utiliser ou transférer dans le cadre de votre relation avec Ecolab, vous consentez sans ambiguïté à ce que vos renseignements soient recueillis, traités, utilisés et transférés comme indiqué dans le présent avis.

Si vous êtes situé dans l'UE ou dans une juridiction dotée d'une législation similaire, le Règlement général sur la protection des données (RGPD) ou son équivalent local peut vous accorder certains droits en vertu de la loi. En particulier, le droit d'accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, ainsi que le droit de demander leur rectification ou leur suppression. Ecolab conservera vos renseignements personnels pendant la durée de votre utilisation de nos services, comme décrit dans la section sur la conservation des données de l'Avis, jusqu'à ce que vous demandiez la suppression de ces renseignements personnels. Ecolab est considérée comme le contrôleur des données (« Contrôleur ») ou distinction équivalente en ce qui concerne vos renseignements personnels. Vous trouverez nos coordonnées dans le présent avis ou dans d'autres parties du Service.​​​​​​​

Dans certaines circonstances, vous disposez des droits suivants en matière de protection des données :

• Le droit d'accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et de demander leur mise à jour ou leur suppression.
• Le droit de rectification.​​​​​​​ Vous avez le droit de faire rectifier vos renseignements personnels s'ils sont inexacts ou incomplets.​​​​​​​
• Le droit d'opposition. Vous avez le droit de vous opposer à notre traitement de vos renseignements personnels.​​​​​​​
• Le droit de restriction. Vous avez le droit de demander que nous limitions le traitement de vos renseignements personnels.​​​​​​​
• Le droit à la portabilité des données. Vous avez le droit de recevoir une copie des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet dans un format structuré, lisible par machine et couramment utilisé.​​​​​​​
• Le droit de retirer votre consentement.​​​​​​​ Vous avez également le droit de retirer votre consentement à tout moment lorsque nous nous sommes fondés sur votre consentement pour traiter vos renseignements personnels.​​​​​​​

Pour faire une demande concernant vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec votre gestionnaire, le service des ressources humaines ou dataprivacy@ecolab.com. Si vous êtes candidat à un emploi, vous pouvez demander la suppression des renseignements concernant votre candidature directement dans le portail réservé aux candidats à un emploi, après vous être connecté à votre compte de candidat.

Si vous avez un commentaire, une question ou une plainte concernant la manière dont nous traitons vos renseignements personnels, nous espérons que vous nous contacterez de la manière décrite dans le présent avis afin de nous permettre de résoudre le problème. En outre, si vous êtes situé dans l'EEE, vous pouvez déposer une plainte concernant le traitement de vos renseignements personnels auprès d'un organisme de régulation.

Les liens suivants peuvent vous aider à trouver l'organisme de régulation approprié :

• Au Royaume-Uni, vous avez le droit de déposer une plainte auprès du commissaire à l'information : www.ico.org.uk
• En Suisse, vous avez le droit de vous adresser au Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) : FDPIC
• Au sein de l'​​​​​​​UE, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de votre organisme local de protection des données. Pour trouver votre organisme local, vous pouvez consulter la liste sur le site Web du Comité européen de la protection des données : https://edpb.europa.eu/about-edpb/board/members_en
• En Afrique du Sud, vous avez le droit de déposer une plainte auprès du régulateur de l'information : https://www.justice.gov.za/inforeg/index.html
• Au Brésil, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l'Autorité nationale de protection des données (ANPD).
• En Argentine, vous avez le droit de contacter la Direction nationale de la protection des données personnelles : PDP
• Au Canada, vous avez le droit de déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada : Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
• Au Japon, vous avez le droit de contacter la Commission de protection des renseignements personnels : https://www.ppc.go.jp/en/
• En Australie, vous avez le droit de déposer une plainte auprès du commissaire à la protection de la vie privée : Commissariat à l’information de l’Australie
• En Nouvelle-Zélande, vous pouvez contacter le bureau du commissaire à la protection de la vie privée : www.privacy.org.nz

Fondement juridique du traitement des données​​​​​​​

Si vous êtes situé dans l'EEE ou dans une juridiction qui exige un fondement juridique similaire pour le traitement des données, notre fondement juridique pour la collecte et l'utilisation des renseignements personnels décrits dans le présent avis dépend des renseignements personnels que nous recueillons et du contexte spécifique dans lequel nous les recueillons.

Nous pouvons traiter des renseignements personnels pour les raisons suivantes :

• Cela est nécessaire à l'exécution d'un contrat entre vous et Ecolab;
• Vous nous avez donné l'autorisation de le faire (dans les juridictions applicables);
• Le traitement est effectué dans notre intérêt légitime en tant que Contrôleur, lorsque vos droits ne prévalent pas sur cet intérêt légitime;
• Ecolab doit se conformer à la loi.​​​​​​​

Lorsque certains renseignements personnels sensibles sont traités sur le fondement de votre consentement explicite, vous pouvez avoir le droit de retirer ce consentement à tout moment.​​​​​​​ Pour ce faire, veuillez communiquer avec nous de la manière décrite dans le présent avis de confidentialité. S'il existe un fondement juridique différent qui nous permettrait de continuer à traiter vos renseignements personnels après le retrait de votre consentement, nous vous informerons de ce fondement juridique au moment de votre demande.

Ecolab prendra des mesures raisonnables pour protéger vos données personnelles en sa possession et assurer leur sécurité contre les risques de perte, d'utilisation abusive, d'accès non autorisé, de divulgation, d'altération et de destruction.​​​​​​​ Nous employons des mesures de sécurité conformes aux normes de l'industrie, conçues pour protéger la sécurité de tous les renseignements recueillis dans le cadre de la relation de travail. Ecolab revoit périodiquement ses mesures de sécurité afin de garantir la confidentialité des renseignements personnels.​​​​​​​ Toutefois, la sécurité des renseignements transmis par Internet ou par l'intermédiaire d'un appareil mobile ne peut jamais être garantie.​​​​​​​ Nous ne sommes pas responsables de l'interception ou de l'interruption des communications par Internet, ni des modifications ou des pertes de données.

Vous êtes responsable du maintien de la sécurité de tout mot de passe ou identifiant ou de toute autre forme d'authentification servant à accéder aux zones protégées par un mot de passe ou aux zones sécurisées des systèmes d'Ecolab auxquelles vous êtes autorisé à accéder en raison de votre poste.​​​​​​​ Afin de vous protéger et de protéger vos renseignements, nous pouvons suspendre votre accès à tout système d'Ecolab, sans préavis, dans l'attente d'une enquête, si une violation de la sécurité est suspectée.

Ecolab prendra des précautions raisonnables pour s'assurer que vos renseignements personnels ne sont utilisés qu'aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, comme décrit dans le présent avis de confidentialité à l'intention des employés et des candidats.​​​​​​​ Ecolab prendra des mesures pour s'assurer que les renseignements personnels correspondent à l'utilisation prévue, et qu'ils sont exacts, complets et à jour.​​​​​​​ Toutefois, Ecolab compte sur votre aide pour lui fournir des renseignements personnels à jour.

Ecolab se réserve le droit de modifier le présent avis de confidentialité de temps à autre afin qu'il reflète correctement la réglementation en vigueur et nos principes en matière de collecte de données.​​​​​​​ Lorsque des modifications importantes sont apportées au présent avis de confidentialité, Ecolab vous fournira l'avis révisé.​​​​​​​ Le présent avis de confidentialité à l'intention des employés et des candidats a été modifié pour la dernière fois en août 2023.

Si vous avez des questions ou des commentaires sur cet avis de confidentialité ou sur le Service fourni par Ecolab, veuillez communiquer avec nous au 844 880-8355 ou à l'adresse dataprivacy@ecolab.com.